Co to je Shop floor management

Shop floor managemant je hojně využívaná metoda k řízení výroby a optimalizaci výrobních procesů. V praxi se můžeme setkat s označením ne jen Shop floor management, ale také strukturované vizuální řízení organizace, operativní řízení výroby a další.

Tato metoda má za cíl maximalizovat efektivitu a kvalitu výroby prostřednictvím pravidelné komunikace mezi manažery a lidmi přímo z výroby. Klíčovým prvkem je zde týmová spolupráce a vzájemná komunikace. Prostřednictvím této metody se usnadňuje identifikace problémů ve výrobním procesu, což vede k minimalizaci plýtvání, zlepšuje se využití všech zdrojů podniku, roste produktivita, ziskovost a celkově se zlepšuje výkon celé firmy.

Strukturované vizuální řízení vychází z následujících bodů:

• Nastavení pravidel komunikace
• Stanovení klíčových témat
• Vytyčení časových oken pro schůzky
• Určení klíčových osob a místa pro setkávání

Jedním z hlavních cílů je podpora týmové komunikace v rámci určitého procesu, například v oblasti nákupu nebo výroby. 

Jak probíhá SFM

Cílem je pravidelné setkávání týmu, který proces ovlivňuje, tak aby řízení organizace probíhalo co nejefektivněji. Jeden z prvních kroků je vydefinování klíčových ukazatelů v procesu, které je potřeba sledovat. Důležitou oblastí této metody je i vizuální stránka řízení, kdy se proces řídí podle aktuálních dat. Součástí je i nastavení cílů, které chce organizace dosáhnout pro stanovené ukazatele. Hlavním cílem tedy je, aby klíčové cíle ukazatelů byly splněny. Příkladem ukazatelů mohou být: bezpečnost, kvalita, včasné dodávky, nízké náklady a produktivita.

Ve chvíli kdy je hodnota nad stanoveným cílem, chceme ji dostat na nižší číslo a řeší se, proč tomu tak je. Toto se dá vydefinovat jako řízení podle odchylek od našeho cílového stavu a tým se snaží dostat proces do zacílených hodnot.

Pro SFM je klíčové zapojení všech úrovní řízení, mezi kterými probíhá komunikace. Každá úroveň má svoje specifika, ale jsou vzájemně provázány společnými cíli.  

V rámci firmy probíhá několik úrovní setkání. V první úrovni se setkávají team leadeři se svými zaměstnanci pro předání klíčových informací o výrobě za stanovený čas. Navazující úroveň se setkává širší business skupina, včetně team leaderů, která se dívá na proces z většího nadhledu a sdílí navazující informace o výrobě a jejich procesech. Poslední úrovní je manažerská. Tyto pravidelné schůzky jsou na denní bázi.

Tradiční fungování

Vizualizace metody funguje na principu nástěnek, kdy každý zúčastněný přinese aktuální informace o sledovaném ukazateli. Jako příklad může být, že mistr přinese počet vyrobených kusů, aktuální stav zmetků, logistika přinese data ohledně nestihnutých zakázek, údržba přinese počet poruch. Každý odprezentuje svou oblast. Všechny tyto informace se dají na nástěnku, kde jsou viditelné pro všechny.

Toto tradiční pojetí metody je velmi účinné a to především díky tomu, že je každý odpovědný za svoje ukazatele, věří svému číslu, které následně na nástěnce zviditelní.

Nevýhodou metody může být situace, kdy je závod rozdělen na odloučené provozy vzdálené mnohdy na několik kilometrů. Tato situace může způsobit problém s nastavením pravidelného setkávání lidé na jednom místě a kompletaci dat v reálném čase.

Digitalizace ve firmě v praxi

V současné době firmy čím dál více přechází do digitální podoby. V naší praxi jsme tuto metodu implementovali do běžné činnosti v jedné organizaci. Nejprve jsme měli o metodě připravený workshop. Prvním krokem workshopu bylo zjištění aktuálního stavu procesu v organizaci, kde se stanovily silné a slabé stránky a jaké jsou potenciály pro digitalizaci. Tato činnost byla pojata ve dvou rovinách:

1.       Zkvalitnění sdílení informací – získávat lepší data, zautomatizovat procesy, lépe se rozhodovat.

2.       Zrychlení přípravy – nastavit procesy tak, aby byly informace snadno a rychle dostupné a pracovníci je rychle dokázali získat, pracovali s nimi a mohli je komentovat.

Digitalizace sebou přináší obrovskou výhodu v tom, že data jsou k dispozici online v reálném čase a lze je využít ihned pro rychlé a správné rozhodnutí za předpokladu validních dat. Kontrast v porovnání s tradičním pojetí je pak patrný právě v časovém měřítku, kdy bez digitálních nástrojů bylo možné s ukazateli pracovat někdy i 1x za den.

Velmi často se setkáváme s tím, že firmy mají k dispozici velké množství dat. Data jsou však velmi často v různých informačních systémech a je složité je spárovat a zkompletovat. Digitalizace prostřednictvím nástrojů – MS 365, Power BI, Minitab a dalších umožnuje data z různých zdrojů nahrát do 1 platformy a ihned vyhodnotit na základě předpřipravených analýz. Tento model digitalizace je příležitost pro Shop flor management. Schopnost téměř okamžitě reagovat na nepříznivý vývoj ukazatelů, například když klesá produktivita, nekvalita, zhorší se stav bezpečnosti v závodě a další.  Prostřednictvím digitalizace jsme schopni využívat i tak zvanou hierarchii ukazatelů. Jednoduše řečeno, uživatel klikne na číslo ukazatele a podívá se o úroveň níže na detail, co přesně se stalo. Díky tomu se dá lépe a strukturovaně komunikovat o problémech. Příkladem může být četnost a délka prostojů, typ jednotlivých poruch a další.

Výhody

Samotná digitalizace je v současné době pro lidi velice přirozený krok. V mnoha firmách jsou už pracovníci zvyklí, že se data zadávají do online systémů. Další výhodou je digitální prostředí, které pomáhá lépe a kvalitněji nastavit vizualizaci ukazatelů. Prostřednictvím těchto nástrojů se mohou pravidelně zvýrazňovat klíčové informace. Obrazovka by měla být dobře využitá tak, aby data byla dobře viditelná, srozumitelná, jednoznačná a úderná.

Rizika

Hlavním rizikem práce s daty je jejich správnost nebo nepřesnost. Pro společnost, může být práce s nepřesnými nebo nepravdivými informace nepříznivý dopad na celkovou výkonost firmy.  Velmi často může být i navazující problém tyto nepřesnosti odhalit a napravit. Dobrou praxi vnímáme ve stanovení odpovědnosti pro daný ukazatel a podrobnější práci s daty. Tímto způsobem budete schopni rychle a efektivně nepřesnosti odhalit. Příkladem, který si můžeme uvést je to, že se v organizaci v našich datech objevovali prostoje, ovšem většina dat byla zaznamenána v kolonce „ostatní“ což neneslo žádnou vypovídající hodnotu. V této situaci se dá zaměstnancům ve výrobě vysvětlit, že tyto data jsou důležitá, že s nimi dále pracujeme a vyhodnocujeme je. Prostřednictvím této informace mohou být lidé na linkách proškoleni jak zapisovat správně data a tím tak získávat přesnější informace.

Každodenní schůzka

Každý den se schází pověřené osoby u nástěnky/obrazovky. Je důležité, aby schůzka byla efektivní a přinášela relevantní informace a měla trvat 10-15 minut, aby se okomentovala získaná data. První linie dat musí být jasná a přehledná. Pokud jsou nějaká data špatná, musí být ihned viditelná a tyto informace se musí primárně řešit. Prostřednictvím jasných dat v každodenních schůzkách je možné okamžitě identifikovat opakující se chyby, které je třeba co nejdříve opravit. Na společném setkání mohou vzniknout úkoly, které se musí vizualizovat. Je důležité, aby byl na místě stanovený člověk, který má zodpovědnost a přenáší tyto úkoly do elektronické podoby. Cílem je, aby odpovědnost a jasné určení úkolů byly viditelné, aby to nebyla pouhá diskuze, ale aby se proces posouval dál. V praxi se osvědčilo, že když jsou úkoly jasně stanovené a viditelné, jsou pravděpodobněji splněné. V hale, vedle obrazovky, bývá většinou tabule, kde se zaznamenávají problémy, příčiny, kdo má za ně zodpovědnost, do jakého termínu bude úkol hotový a status - v jakém stavu se nachází. Úkoly se každý den procházejí, aby se zjistilo, zda byly splněny nebo ne.

SFM není metoda jen o kontrole, ale o tom, že všichni vědí, je fabrika „zdravá“ tím, že komunikuje, denně ví o všech situacích, které se v organizaci stanou, že jsou lidé jako jeden tým a že témata a odchylky, které se průběžně objevují, řeší.